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南京奥体中心是第十届全运会的主赛场，是江苏省的标志性建筑，是我国规模宏大、功能齐全、技术标准高、环境优美的综合性大型体育建筑群和体育公园。
南京奥体中心的领导越来越注意到，信息化建设的安全性、先进性、功能性将是十运会整体先进性的有力体现。快速的传达上层领导的最新决定，实现十运会期间各种文档的高效管理和及时更新，实现单位信息和数据的共享，从已有的管理文档中提炼出最需要的内容，把单位已有资源有效的利用和协作起来从而实现知识管理，逐步建立有关部门的管理信息系统和数据库，支持管理信息的采集发送、存储管理、处理分析，实现管理信息的数据共享，从而实现从事务型办公系统向决策型办公系统发展，逐步扩展远程办公的内容和覆盖范围。
南京奥体中心内部网的建设为办公自动化（OA）提供了平台和基础， 办公自动化的应用将是奥体中心运营管理现代化的标志之一。
为了能够帮助南京奥体中心建立一套技术先进、切实可行、功能强大、灵活易用、符合自身办公管理需求的办公自动化系统，我们基于前期对需求的初步调研，根据多年来在体育行业、企事业单位从事办公自动化系统设计和实施的经验，并结合国内办公自动化的发展现状及企业的应用需求，向南京奥体中心推荐本解决方案。
南京奥体中心有两个中心（网球中心、体育科技中心），两个馆（游泳馆、体育馆），一个场（体育场），五个单位的业务和职能各不相同，因此对于办公自动化系统的需求也存在差异。但就日常办公而言，各单位的办公自动化系统均以公文处理和事务管理为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，尤其在十运会期间更会有大量的议案、公告、通知、请示、报告等形式的公文在中心内部需要流转、分发、处理，同时也会要面临繁重的日常事务和突发事务的管理工作。因此我们考虑，办公自动化系统作为南京奥体中心的虚拟办公平台，它的应用应该侧重于收发文审批、签发管理、公文流转传递、政务信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库等应用。
南京奥体中心办公自动化系统应是各类信息的单一“入口”，是实现信息集成的重要手段。它将进一步将信息集成、工作流集成。根据发布信息的内容，主要分为中心级信息发布、场馆级信息发布和个人制作页面三个层次。中心级信息发布平台是整个南京奥体中心OA系统的入口，用户不需要进行操作即可阅览其中的信息。场馆信息发布的主页面，对于不同的场馆，其页面的风格不同，可以由部门系统管理员进行设置。场馆信息发布平台的主要功能包括场馆动态、场馆公告、场馆活动、政策法规等栏目。每个用户可以对自己的个人主页中显示的栏目内容、栏目在页面中的位置以及页面的色调进行调整，个人主页充分体现了企业信息门户中个性化服务的特征。：
总的来说，南京奥体中心的办公自动化系统应该建设成为一整套具有体育特色，满足南京奥体中心实现办公管理现代化，实现各种业务环节的量化管理和控制需要与发展要求，采用先进的技术平台与成熟的应用方案相结合，适合南京奥体中心自身的管理模式相结合，高性能，高可靠性，界面友好美观，操作便捷，易用高效安全的办公自动化系统。使之能够直观、科学、准确、实时地反映管理水平，为办公管理提供决策依据，增强经济效益和提高现代化管理水平，从而全面提升竞争优势。
具体来说，办公自动化系统建设的目标是：
首先建立高效的电子协作环境：高效的电子协作环境包括两个方面:利用异步电子协作平台、同步电子协作平台。
其次完善办公自动化的各项应用： 除实施综合信息服务、公文管理车辆管理等常见的办公自动化应用外，还可以基于电子协作环境实施网络培训等丰富场馆级办公系统。
将各种业务数据集成到统一的界面下：将办公自动化系统作为信息集成平台，可以将办公自动化系统建设成信息门户，利用各种集成手段将各种业务数据集成到办公自动化系统中，用户通过单一的界面就可获得各种信息资源
最终将办公自动化系统向知识管理和商务智能的深层次发展 ：将办公自动化系统紧密地把信息处理、业务流程和知识管理融合于一体，实现从现有的“工作流应用系统”到更高级的“决策智能系统”
（办公自动化系统规划蓝图）
办公自动化系统的总体设计原则是：
采用成熟先进的平台和开发工具并引入先进的设计思想和实现方法，具有前瞻性、科学性。技术上保证在3-5年内领先。
坚持实用性、针对性、全面性原则
互连、开放性：支持主要的协议、标准和规范，能根据用户需要方便地加入新设备和应用，方便进行各种设置和进行扩充，与现有应用软件和数据库方便地连接和数据交换。充分利用现有软、硬件资源。
解决方案一次性规划，建设和投资分步实施。
坚持安全性、灵活性、易维护性。
应用模型
备份服务器
网络交换机
主服务器
内网用户(动态口令)
防火墙
DDN、VPN、公众电话网
家中办公(动态口令)
移动办公(动态口令)
分支机构(动态口令)
安全认证服务器
操作系统Microsoft Windows NT4.0 SP4(中文版)/2000 Server SP1/SP2(中文版)。
主服务器安装办公自动化系统，提供公自动化应用支持。
备份服务器和主服务器形成服务器群集，做数据备份和失效转移。
内部网和外部网通过防火墙隔离开，家中办公和移动办公用户通过VPN或Internet公众电话网等方式连接到内部办公自动化系统。
所有办公自动化系统用户均采用IE浏览器进行办公，在整个网络采用动态口令牌进行动态口令认证，在使用IE进行办公的过程中，起用SSL安全机制，保证数据在从客户端传送到服务器的过程中的安全性。
对于OA办公系统建议采用IBM的X235。
- 存储和备份系统选型
考虑到与网络管理系统的集成，我们建议采用CA BrightStor作为数据存储管理软件。
BrightStor是一整套企业级的智能化存储管理解决方案，通过各种集成化的产品和工具为驻留在企业任何位置的数据提供有效的管理和保护。它为企业提供从笔记本电脑到大型主机、从LAN到SAN网络拓扑的各种数据保护，并通过一个中央控制台实现所有相关管理功能。BrightStor系列包含了适用于Unix、Linux、Windows NT、OS/300、z/OS、z/VM、VM和VSE等各种平台的、广泛的存储解决方案，支持当前流行的网络存储架构。这些灵活和可伸缩的专项解决方案可以适应各种规模企业的存储需求，既可以独立部署，也可以根据需要进行组合。
- 防火墙选型
参见网络安全方案相应部分.
系统将利用京华网络开发的《京华ExOA2000办公自动化系统》为蓝本，并结合用户具体要求进行组合和二次开发。
《京华ExOA2000办公自动化系统》是一个功能强大、应用广泛的办公自动化软件产品。系统研发思路坚持产品化、平台化及客户定制化相结合的道路。该系统是蝉联“九五”、“十五”国家重点火炬计划唯一OA项目， 1999～2001连续三年被中国软件行业协会评为“推荐优秀软件产品”，并荣获国家信息产业部“中国优秀软件产品”称号。
《京华ExOA2000办公自动化系统》采用平台化的设计思想，并引入门户的思想，系统有很强的开放型和扩充性。
- 服务器操作系统：Microsoft Windows NT4.0 SP4(中文版)/2000 Server SP1/SP2(中文版)。
- 客户端：普通PC机, Internet Explorer 5.0/5.5
- 数据库：Microsoft SQL Server7.0/2000,Oracle8I,Sybase11.9
- OA系统软件：京华ExOA2000办公自动化系统
对于数据处理提出以下要求：
- 必须填写的主键字段，不许为空。
- 字符、数字、时间及货币字段互不混淆，并且数字和货币要求提供精度，时间要求统一格式：YYYY-MM-DD(精确到日)，YYYY-MM-DD-HH-MM-SS(精确到秒)。
此系统时间特性要求不太高，保证邮件、公文及内部信息发布在内部传送<=15秒。系统建议按每周 24×7 方式运行。在检测，扩容等需要暂停系统时，建议在非工作时间，并事先通知所有用户。
此系统是开放性的，模块相互独立，做到以下灵活性：
- 更改独立模块时不影响其他模块的应用，模块增减目录无需调整程序；
- 错误性维护，功能性升级，只需要刷新设计即可，不会丢失原有的数据；
- 组织机构变动，人员流动，岗位调整，权限更改等情况灵活设置，不影响系统使用；
- 公文流程改变，角色变更，不影响系统使用。
输入过程提供标准样张格式，必要的字段提供提示和解释信息，利于用户的使用，并且达到规范公文、报表、文件及文档的格式，对错误和不完整输入提供校验，并显示警告信息。
此系统每一个独立模块数据库能管理数据<=4G,超出后提供备份数据库，过时的数据移至备份库。
在系统源程序不再变动后，提供无数据的标准设计库。当数据库过大移出后，将空数据库发布继续使用。移出的大数据库可以做为历史调阅。
此系统因运行时，内存不足、泄漏、硬盘空间不足等原因宕机，30分钟后可恢复。
系统模块组成示意图公文管理
发文管理
收文管理
催办督办
授权代办
流程定制
表单定制
权限管理
公文管理系统在南京奥体中心中实现文件、信息的流转、审批、催办督办等功能，并对文件、信息处理情况提供了简单易用的实时监控机制，方便单位领导及时掌握单位工作人员的工作情况。信息流转的处理范围几乎可以涵盖南京奥体中心现有的各种文件信息，如收文、发文、传阅公文、签报、票据、表单等等。
- 提供图形化的工作流自定义功能：用户可以根据实际需要制定出所需的流程，而且当实际情况发生变化时可以由管理员随时进行更改。
- 提供流程的实时监控及统计：文件办理人可通过图形化的流程图对公文的办理步骤进行监控，还可实时查看到具体一份文件每一步骤每一办理人办理公文的时间及批示信息，随时了解文件的当前办理人信息；管理员在监控文件办理的同时，还可统计出个人或部门的文件办结率。
- 支持动态流程嵌套：系统的流程可以跨平台、跨地区以及和不同结构的流程相嵌套。如上级自动启动下级公文，各业务处室间的信息互流等。
- 提供文件格式（表头、正文、附件、表单）的全屏设计功能：用户可以根据需要设计所需的格式，并且可以随时根据变化进行更改。
- 可保留所有修改痕迹：无论是正文还是附件，修改的痕迹都可以保留，方便查询，并且表格中的签名、批示也可以保留批示人的信息。
- 支持手写笔签名批示、多级领导手写会签。支持电子印章，领导可盖电子印章签名。
- 支持包括手写签名在内的所有信息原稿打印：完整地显示出表格的批示内容，符合中国人的办公习惯。
- 可连接用户的应用程序数据，支持用户宏：通过系统所提供的二次开发接口，可以将用户已经在使用的应用程序挂到系统上进行流转。
- 提供外出代理的授权功能:机关人员可以在出差时委托指定的代理人处理其负责的文件。
- 提供文件回收功能，用户可对误操作的文件通过回收进行修改，增强系统的容错、排错能力。
- 提供文件的并发处理功能，同一文件的不同传阅人员可同时办理文件，进一步保证了文件的办理效率。
- 提供完善的远程办公功能，不仅可实现单位总部与各地区分部之间的文件互流、信息传递，还可实现出差领导、人员的异地办公功能。
- 提供公文的正文和附件的加密功能，大大增强公文的安全性。
- 提供常用词语功能，用户对一些常用批示意见进行设置后，便可在办理文件时自由调用，提高文件处理效率。
- 提供结构化、非结构化两种流程定制工具，可根据单位的需求变化定制出灵活、适用的处理流程。
- 提供特殊步骤的处理功能，可对流程定制之外的特殊情况对文件的办理进行特殊处理。
- 提供个人所有待办事务、待办文件的实时提醒功能。
- 提供强大的在线帮助功能。
- 文件流转完毕后可自动归入文档系统或兼容的文档系统内：文件流转结束后即可归入文档系统内进行归档，并且保持文件原有的笔迹留痕。
公文管理子系统包括WEB客户端与管理工具端两部分，WEB客户端主要完成日常文件的流转与办理，管理工具端主要完成公文、流程的定制、管理与日常维护工作。
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- WEB客户端
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基于Internet/Intranet模式构建的公文管理系统实际上是一个信息流转系统，其日常的办公工作都以WEB方式提供，对于普通用户或公文管理员，都可在WEB端通过简单的鼠标点击完成日常的办公工作，其操作的模式就如同在Internet冲浪一般，简单、实用。
在公文管理系统的WEB端可实现以下功能：
- 起草功能
用户可根据实际需要撰写新文件（如进行收文登记、发文拟稿等），并可将扫描件、常用Office格式文件、甚至是OA系统里的文件作为新文件的附件。新文件撰写完毕只需点击发送按钮便可将新文件发送给文件的下一步接收人。
- 待办文件
待办文件是指他人发送给自己办理的文件，系统提供的实时提醒功能会及时地告知用户当前需要办理的待办事务。
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- 用户办理待办文件可对文件进行以下操作：
- 对正文、附件进行修改；
- 在文件处理表输入批示意见；
- 通过手写签名或电子印章进行文件的签发批示；
- 将文件发送给选定人员。
当然，所有的操作都只能在权限设定范围内进行，同时系统还将如实地记录下文件办理的修改痕迹：当前用户对文件内容的修改，系统都会自动记录下修改痕迹，而文件处理表则通过“所见即所得”的权限设置记录下当前用户的批示意见及签名笔迹等信息。
- 催办督办文件
可对文件办理的具体步骤设定催办信息，催办期限一到，系统自动发送催办信息，催促文件办理延误人员及时办理文件。
系统提供两种方式对文件进行监控督办：
- 对文件当前步骤状态的监控
通过可视化的流程图对文件的当前步骤一目了然地进行监控，如下图所示：黄颜色步骤表示已经办理完成的步骤（如下图的“下达任务” 步骤）、篮颜色步骤表示正在办理的步骤（如下图的“任务审查”步骤）、绿颜色步骤则表示尚未流转到的步骤。
- 对文件当前处理情况、处理人员的监控督办
系统记录下文件办理详细的处理信息，用户可随时查看到具体一份文件每一步骤每一办理人办理文件的时间及批示信息，可随时了解当前有哪些人收到文件但尚未办理的具体时间信息。
- 灵活查询权限范围内文件
系统提供组合查询与模糊检索的灵活查询方式，用户可随时查找到自己办理过的文件或自己没办理过但在权限范围内的所有文件，查看文件的具体办理信息。
- 授权他人办理文件、代理他人委托办理的文件
领导在十运会期间事务繁忙，为避免文件的积压可授权他人代理自己的文件。可对不同的文件类型进行不同的授权，同时设定授权的具体时间，授权时间一过系统自动取消授权。
文件授权操作完成后，被授权人员——代理人可立即收到授权人当前待办的授权类型文件，同时系统会以明显的提示信息告知代理人授权的有关信息，并将代理人办理的意见以“XXX（代理XXX）的批示意见”的形式如实记录。授权人出差回来后，直接在已办文件中便可查看到具有明显代理人办理标识的文件办理信息。
- 定制自己常用批示词语
用户在日常文件的办理中，经常会使用一些相同的句子、词语，如“同意”、“已阅”、“请速办”等，对于这类常用词语，若每次批示时都要输入则显得繁琐而罗嗦，系统提供了常用词语的定制功能，系统管理员可为单位所有人员定制公用的常用词语，个人则可为自己定制自己常用的批示词语。常用词语定制后，用户在办理文件时便可用鼠标快速选择这些常用词语，从而避免了重复输入。
常用词语分为公用常用词语和私有常用词语两种。系统管理员将单位人员经常用到的短语、词语定制成公用常用词语，方便所有用户在办文时输入；每个用户也可以指定自己的私有常用词语，方便自己的办文。
- 设定特殊步骤
除了机构改革、人事变动等因素要求改动文件的流程设置外，在日常的文件办理中，由于特殊的情况还会要求对文件、流程的特殊处理。如通常情况下，收文登记步骤必须先送给办公室分办后才可送给办公室主任，但对于某份特殊文件，要求必须直送办公室主任。若文件的流转只能拘泥于事先设置好的流程，则用户在提出需求时必须考虑多种可能的情况，正所谓智者千虑，必有一失，因而一套办公自动化系统要做到真正的灵活，就必须要提供对特殊情况的特殊处理。
系统提供了特殊步骤功能，当出现特殊情况时，系统管理员或模块管理员可通过设置特殊步骤，使原先不能直接到达的步骤变为可能。如上例，设置特殊步骤后，收文登记人员便可直接将文件送给办公室主任，从而跳出了流程的限制。
- 对文件的日常维护
对文件的日常维护功能在于当前用户所拥有的权限，普通用户若没有管理权限是无法维护文件的。文件的日常维护功能包括：
- 删除文件
- 将无须保留的文件从数据库中删除。
- 结束流程
- 对于无须继续流转的文件通过结束流程完成文件的特殊处理。
- 修改文件名称
- 修改正在流转或流转结束后的文件名称。
- 将文件归档
- 将处理完毕的文件归档到相应的档案系统进行管理。
- 管理工具端
公文管理系统通过管理工具端为模块管理员提供了自定义文件流程、自定义文件处理表等公文定制与日常自定义的维护功能。
公文管理系统的管理工具端包括京华ExFlow公文设计工具、京华ExFlow流程设计工具与京华ExFlow系统管理工具三部分，其中，京华ExFlow公文设计工具侧重于文件处理表单与非结构化公文的定制，京华ExFlow流程设计工具侧重于可视化、结构化流程的定制，京华ExFlow系统管理工具则侧重于对用户、流程、公文的日常管理与维护。
在公文管理系统的管理工具端，模块管理员可实现以下功能：
- 可视化、结构化流程的定制与维护
根据本单位的办公情况，模块管理员可在管理工具端任意定义本单位的各种工作流程，所有的定义工作不涉及任何源代码。
- 图形化的流程定制
可视化、结构化的流程定制是通过流程图的形式定制工作流程，模块管理员只需用鼠标选择相应的各流程步骤、设定各步骤之间的流程连线（各个步骤的收件人、接收条件），便可以形象的流程图完成流程的定制工作。
- 远程办公的流程实现
管理工具端提供统一的远程办公解决方案，模块管理员只需按远程需要定制好流程，即可实现上下级之间、总部与分部之间文件的正常流转、协同工作。
- 流程日常的图形化更改
提供了图形化的流程设计界面，当机构改革、人事变动导致流程发生变化时可相当方便地对流程做出修改，彻底解决了以往需要源代码才能更改流程的问题。
- 流程步骤的实时监控
定制好的流程图可通过开放权限，让普通用户在WEB端可实时监控、查看文件的所在步骤与流转情况。
- 非结构化公文流程的定制与维护
对于一些普通用户不习惯可视化流程、对流程图不熟悉的单位，模块管理员还可利用管理工具端提供的非结构化流程定制功能，定制灵活的非结构化公文流程。
非结构化流程可在京华ExFlow公文设计工具中定制。非结构化的流程定制通过图形化界面选取后续步骤、步骤接收人的形式实现，非结构化流程定制工作同样可在无须涉及源程序的情况下完成流程的自定义定制、远程办公的流程实现、流程日常的图形化更改等的管理与维护工作。
- 文件处理表单的定制与维护
南京奥体中心日常文件办理的处理表单均可无任何源代码的自定义实现。
- 文件处理表单的定制
利用京华ExFlow公文设计工具，模块管理员通过划表格、选取相应控件的方式便可定制出与单位日常办公所用表单完全一致的模板，普通用户无需更改任何办公习惯就可适应办公自动化的实施。
定制文件处理表单时，模块管理员可根据单位的实际情况定制一份带表格、正文、附件的文件，也可以包含其中的一项或多项。更重要的是，系统中的公文不再只局限于传统的公文形式，可以包含文字、表格、声音、图像、录像、传真、E-mail、Word文档、Excel表格、扫描照片等非结构化信息。
- 权限的严格设定
京华ExOA2000办公自动化系统的文件有双重权限设置：
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- 文件类型的权限设置
对于不同的文件类型会有不同的权限设置，如拥有收文登记权限的用户也许只是少数，但拥有发文拟稿权限的用户则可能是全体人员，因而管理工具端提供了对文件类型的权限设置功能，模块管理员根据不同文件类型不同的处理情况分配哪些人具有读取、新建、访问、删除、归档等不同的操作权限。普通用户首先要拥有对该类型文件操作的权限，才可办理相应的文件。
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- 文件办理步骤的权限设置
在文件的实际办理中，公文管理系统提供了“所见即所得”的权限分配，即通过绑定相应流程的相应步骤，设定每一步骤对文件正文、附件、文件处理表单、流程的操作权限，能否查看、修改、是否保留修改痕迹等等。普通用户即使有该类型文件的操作权限，没有相应办理步骤的权限同样也无法对文件进行操作或修改。
- 文件处理表单的更改
与流程的设计一样，公文设计工具也提供了图形化的界面。当用户的文件处理表单发生变化时，无须修改任何源代码便可轻松地修改文件处理表单、修改权限设置，使公文的定制和更改更好地适应办公业务的变化。
- 用户、文件的日常管理与维护
除了定制流程、公文，模块管理员还可利用管理工具对公文管理系统有关部门、级别、用户的变动情况进行日常的管理与维护，可对公文的文件夹管理、公文的缺省打开模式、公文图片、公文锁等情况进行管理与维护，从而保证特殊情况下文件的正常运作、保证公文管理系统中的文件流转更适应单位用户的操作习惯。
档案管理
文件归档
档案统计
借阅审批
检索查询
档案销毁
转移接收
京华ExOA2000办公自动化系统完全体现了文档一体化思想，为南京奥体中心提供一套完全符合国家档案管理规范、与公文管理系统紧密结合的档案系统（包括全文检索功能）。该档案系统不仅提供了规范、全面、简单、灵活、网络化的档案管理与利用功能，同时与公文管理系统紧密结合，为南京奥体中心的文档一体化管理提供了全面的解决方案。
- 提供包括档案管理、档案利用、报表设计、档案统计、全文检索在内的全面的功能模块；
- 提供国家标准的文档体系结构，类目设置，序列编排；
- 采用严格、合理的体系结构，系统具有良好的安全性，如每个普通用户均有单独的密级限制，文档管理员可查询档案的销毁、移交等操作情况等；
- 增强了同流转系统的集成功能，在文档一体化的管理与利用方面有独特的突破；
- 提供按“件”归档的新归档方法的管理方案，使档案的现代化管理更加完善、全面；
- 提供档案管理的分级安全体系，可以按部门、组别、用户甚至具体的文件、案卷分配管理或查看权限，适合档案严格分级管理的大型机关、企事业单位；
- 提供著录界面的灵活自定义功能，用户可任意增加著录字段以满足不断扩展的业务需要，满足新型载体档案的特殊要求；
- 提供基本资料、附加资料的自定义功能，可自定义基本著录项目、附加著录项目的选项内容，降低重复劳动，提供管理效率；
- 提供多主题词库功能，并能进行主题词的自动标引，方便档案管理员的工作。
- 提供流水号自定义功能，可对日常管理中自动生成流水号的生成规则、适用范围、依赖字段等信息进行定义，从而定制出完全符合本单位管理需求的流水号；
- 支持全文检索（对档案正文及附件内容的检索）、简单查询与组合查询，查询方便灵活，用户能根据单位的查询习惯构造查询条件、定制查询界面；
- 提供收发文管理与档案管理两套数据无缝连接的子系统，既可实现收发文、图书、资料等非档案信息与档案的分开管理，又可实现两套系统数据的相互传递、共享；
- 可自定义档案报表格式，支持档案报表的套打功能；
- 提供真正的网络化管理功能，档案管理员可通过分配权限将不同类型档案的管理权限下放到单位内部各部门，由各部门协助相应部门档案的立卷归档；
- 提供真正的网络化利用功能，普通用户在网上便可直接查找、借阅权限范围内的档案。
档案管理子系统也包括WEB客户端与管理工具端两部分，其中，WEB客户端主要在于实现档案的网络化利用，侧重于普通用户的档案利用；管理工具端则在于实现档案的日常管理及有关方面的自定义设置，侧重于档案管理员的日常管理工作。
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- WEB客户端
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基于Internet/Intranet模式构建的京华ExOA2000办公自动化系统对于其中的档案管理系统，同样也提供了WEB访问方式。档案管理系统的WEB端主要为普通用户提供网络化的档案利用，档案管理员在WEB端则可以进行著录标引、借阅单审批等简单的管理工作。
档案管理系统WEB端可实现以下功能：
- 普通用户查找权限范围内的档案
普通用户在档案管理系统WEB端所能查看的都是在自身权限范围内的档案，普通用户对权限范围内的档案可进行灵活多样的查找。
- 可自行选择信息的显示项目
不同的用户对档案有不同的关注点，不同的查找也会有不同的关注信息，而通常计算机上一屏幕并无法完全显示档案所有的著录信息，为了满足对关注信息的不同需求，系统提供了字段选择功能，用户可自行选择信息的显示项目，如显示档案的题名、保管期限、文件字、文号的信息，或显示档案的题名、密级、收文顺序号、发文顺序号的信息等。
- 档案的简单查询、组合查询、模糊检索
档案的查询界面可根据各单位实际的不同由档案管理员自行定义，而普通用户便可在WEB端在已定义好的查询界面输入简单、组合甚至是模糊的查询条件查找所需档案。如在题名栏里输入某个词查找到题名中含有该词的所有档案。
- 可保存查询条件
对于经常性的查询，用户还可将查询条件保存下来，日后凡是符合该查询条件的（包括日后才归档的）档案，用户只需点击该查询条件便可直接查看到有关信息，从而避免了用户的重复查找，提高了档案的查找效率。
- 全文检索
全文检索是对档案正文或附件内容的查找。对于时间长久的档案，用户通常都不记得相关的著录信息（如题名、保管期限、文件字、文号等），只是依稀记得所包含的内容，肯定档案内容里所包含的某些词语，利用京华办公自动化系统提供的全文检索功能，输入这些词语便可查找到所需的档案。
- 阅览室里的档案查阅
对于一些保密性不强的档案，管理员可通过分配阅览室权限允许普通用户不经借阅便可直接查看内容。因而，对于WEB端的“阅览室”内存放的开放档案，普通用户无须填写借阅单便可任意查阅内容。
- 普通用户借阅档案
对于非阅览室内的档案，普通用户若要查看档案内容，则系统会提供借阅单要求普通用户填写。填写完的借阅单会送到具有审批权限的档案管理员处，直至档案管理员同意普通用户的审批，该用户才可直接在WEB端查看到文件的内容，并提交档案利用的反馈信息。
- 档案管理员对档案的著录标引
对于拥有管理权限的档案管理员，还可在WEB端对档案进行简单的管理工作，如对档案的著录标引、修改等。
- 档案管理员对借阅单的审批
对于普通用户提交的借阅单，档案管理员可直接在WEB端进行审批工作：查看普通用户所提交的借阅单、查看借阅的档案内容、对借阅单做出同意或不同意的审批意见。经档案管理员审批同意的借阅单，普通用户才可看到相应的档案内容。
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- 管理工具端
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根据档案管理员日常的档案管理需要，京华ExOA2000办公自动化系统提供了Win32的管理工具端，所有文件、案卷、资料的归档、立卷、组卷、排列、统计、审批、销毁、分配权限等一系列的管理操作均在管理工具上进行。
档案管理系统的管理工具端针对不同单位的不同需求提供了两套子系统：京华ExInfo收发文管理子系统与京华Exfile档案管理子系统。
- 京华ExInfo收发文子系统：
收发文管理子系统可用于对各种收发文进行登记，适合于奥体中心负责收发文登记（并不关心档案）的工作人员；收发文管理子系统可作为流转系统与档案管理系统的中转站，筛选办理结束后有保管价值的文件进入Exfile档案管理系统，同时保管没有保存价值但又不能马上销毁的文件；京华ExInfo收发文管理子系统还可作为独立的管理系统，管理单位内部诸如图书、编研资料、政策法规的资料性质信息，从而实现日常参考性资料信息与公文的分开管理，便于管理人员有针对性的按不同的管理要求进行管理，有针对性地开放权限控制。
- 京华ExFile档案管理子系统
京华Exfile档案管理子系统作为专业的档案管理系统软件，对机关、企事业单位的档案进行规范、全面的网络化管理与利用。
京华ExInfo收发文管理子系统与京华Exfile档案管理子系统两套系统之间提供灵活、开放的接口及图形化工具，实现两系统间数据的互流。即ExInfo收发文管理系统的数据可归入Exfile档案管理系统中，Exfile档案管理系统的数据也可归入ExInfo收发文管理系统中。
ExInfo收发文管理系统与Exfile档案管理系统采用了同样的界面、同样的功能按钮、同样的操作方式。因而从操作角度上，可以说，收发文管理是档案管理的简化版， 会其一，必会其二。
管理工具端可实现的功能为：
- 档案归档、立卷、组卷与拆卷等日常管理
档案的归档、立卷、组卷与拆卷即所谓的立卷归档、卷内文件排列等工作，包括文件级著录、案卷级著录、组卷（手工组卷、自动组卷）、拆卷、卷内顺序调整、案卷的移交与接收、文件/案卷的销毁、文件/案卷的查询、查询条件的保存、常用目录报表（如卷内文件目录、案卷目录等）的生成与打印等操作。
其中，对于文件的著录，京华档案管理系统提供了四种方式：
- 从流转系统的自动归档
档案管理系统与流转系统紧密结合，可以实时接收流转系统中办理结束的文件。流转系统中文件的自动归档是包括文件的正文、附件、处理表上批示信息与有关著录项目在内的完整归档，保证文件归档的有机完整性。
与流转系统紧密结合、实现办理完成文件的自动归档是京华档案管理系统在文档一体化实现上的一大突破，不仅避免了档案管理员的重复劳动，提高管理效率，而且推进了文档一体化的管理与利用，使得按“件”归档的新归档方法得以真正实现。
- 从业务系统的自动归档
京华档案管理系统提供了开放的数据接口，不仅可接收京华流转系统的文件数据，还可接收其他业务系统的数据，使业务数据得以归档保存。
从京华ExInfo收发文管理子系统导入的自动归档
如前所述，京华档案管理系统的两套子系统之间提供了图形化的数据接口，两套子系统之间可以进行方便、快捷的数据导入、数据共享。
- 手工著录
对于时间较久远或保密性较强、没有通过流转系统的纸质文件的归档，可以采取手工著录的形式，记录下此类档案的著录信息。如果条件允许，还可将此类档案的扫描件或其他形式的电子文档登记入系统中，不仅便于日后档案管理员的管理，而且可以为普通用户的网上借阅利用提供数据基础。
- 档案统计及统计报表的生成与打印
在档案管理的各个阶段通常要对库藏的情况进行统计，京华档案管理系统根据国家档案局颁布的有关规定与对广大用户的调研所得，提供了大量的统计报表，如按年度统计案卷/文件、按年度与保管期限统计案卷/文件等，用户只需选择相应的统计报表类型系统便可根据库藏情况自动生成报表，生成的统计报表可按标准的报表格式打印出来。
除了统计报表之外，档案管理中更经常的是打印一些诸如卷内文件目录、案卷目录、归档文件目录等常用的目录性质报表，这些报表一经定制好便可根据条件生成所需的报表，生成的报表可按标准的格式打印或套打。
所有的统计报表、目录性质报表均可在系统提供的报表设计工具中由用户自定义修改。若当前提供的报表仍无法满足用户的需求，用户还可参考系统提供的报表模板自行定义所需的报表。
- 档案移交与接收
档案的移交是指档案室向同级档案馆、下级部门向上级部门移交档案；档案的接收则是指档案馆接收同级单位档案室、上级部门接收下级部门移交的档案。京华档案管理系统提供Access中间模式的形式，只要移交方或接收方的档案系统也支持Access数据，则电子档案即可实现档案的移交与接收。
- 档案的规范化销毁
京华档案管理系统严格遵循国家档案局颁布的有关规章制度，在档案的电子化销毁方面，不仅实时记录销毁信息，而且遵循监销制度的有关规定，使得电子档案的销毁也必须在监销人的监督下进行，从而保证了档案管理电子化工作的规范与慎重。
- 档案借阅与审批
在管理工具端，档案管理员可以对普通用户提交的借阅单进行审批，只有经档案管理员审批同意的借阅单，普通用户才可直接在网上查看到档案的有关内容。经审批过的借阅单，系统会保留下来，供档案管理员查询。
除此之外，档案管理员还可帮助他人借阅档案，从而节省借阅审批的时间。
- 档案查询与检索
在管理工具端提供了三种灵活的查询方式：简单查询、组合查询、全文检索。其中，简单查询是根据常用查询条件查找所需档案；组合查询则可根据所需按“或”关系或“与”关系自由组合查询条件，满足复杂的查询需求；全文检索则是对档案正文或附件内容的检索查询，满足按内容的模糊检索需求。
所有的查询条件均可保存下来，日后归档凡是符合该查询条件的档案都可在保存的查询条件中找到。
- 灵活的系统自定义管理与维护
- 自定义分类
可根据本单位的实际分类自定义档案的分类体系。
- 自定义著录界面
不同分类的文件级、案卷级著录界面、著录字段均可由用户自行定义，既可满足不同类型档案不同的著录需求，又可满足不断扩展的业务需要，满足新型载体档案的特殊要求。
- 自定义著录项目内容
对于著录字段常用的选项内容，如责任者、文件字等，用户都可自行定义，一方面避免重复劳动，另一方面符合本单位的特殊要求。
- 自定义流水号
对于需要自动生成流水号的生成规则进行自定义。
- 自定义查询界面、成批修改界面
可按本单位的查询习惯自行定义查询界面与成批修改界面。定义好的查询界面可立即体现在WEB端供普通用户查询使用。
- 用户权限的自定义分配
可按用户、部门、组别分配管理或查看档案的权限，从而使安全的网络化管理与利用成为可能。同时还可对具体的案卷、文件分配权限，保证保密文件的机密性。
- 自定义报表
所有的档案报表均可通过系统提供的报表设计工具自定义设计，设计工作简单、实用。
处室公告
场馆文档
场馆信息
信息采编
信息发布
信息发布主要实现单位内部及与下属机构信息之间信息的发布。
主要功能包括：
主要为南京奥体中心下属各场馆提供了统一的、可管理的信息发布平台。各个场馆人员可以自由地发布和管理本场馆的公告信息、有关业务资料、综合信息和规章制度等信息，还可以简单、快捷地查阅和搜索其他场馆所发布的信息。同时它也可以根据需要，使这些机构能够挂接上级机构或其他机构的处室信息。
主要是为南京奥体中心下属各场馆提供文档资料发布和管理的平台；各个场馆的内部人员可以自由地发布和管理本场馆的有关业务资料、综合信息和规章制度等文档资料。
为南京奥体中心提供了一个统一的、可管理的新闻信息发布平台。信息摘编由专门的信息摘编录入和管理人员负责发布和管理信息，以供南京奥体中心全体人员简单、快捷的查阅和学习有价值的新闻信息。
主要是为南京奥体中心下属各场馆提供了信息发布和管理的平台。各场馆内的公告录入和管理人员可以方便的发布和管理本场馆的公告信息，供所有人员进行查阅和学习。
公众信息
文件交换
交流园地
信息采编
留言本
信息交流
在单位内部建立一个公共场所和提供一种有效的渠道，使单位人员可以方便地获取有效的业务信息和参考资料，并可以通过有效的途径进行思想交流和意见征集。
主要功能包括：
主要为南京奥体中心内部机构提供了具有较高的安全性和可靠、灵活的文件信息交换的平台。通过提供密码验证和证书验证的双重保护，确保文件交换管理员的身份不会被冒充、数据不会被窃取，从而确保了所交换文件的安全性；通过对发送、接收和删除文件的备份，对文件接收的回执，以及通过系统自动保存各种操作记录等几种方式来确保文件被正确投递和接收，从而确保了所交换文件的可靠性；通过根据各处室实际工作自定义文件交换管理员和阅读组成员，从而使文件交换具有了相当的灵活性。
实现用户相互之间的留言记录和管理。其中，留言信息的性质可以分为“交办事项”、“内部通知”、“电话记录”和“其他留言”四类，并且可以为留言设置不同的重要程度：“高”、“中”、“低”。除此之外留言的接受者还可以根据实际情况对留言做出答复。
实现用户相互之间的意见征求和意见管理，其中还可以为征求信息添加附件和设置重要程度。
提供一个比较宽松自由的场所，使单位人员可以就共同关心的话题进行讨论和发表见解，例如关于办公自动化的话题以及对单位系统建设提出合理化建议。
在单位内部建立一个邮件系统，以灵活的方式在单位内部传递各种信息，包括公文信息、各类文档表格，并可以实现意见征集的功能。
提供航班信息、列车时刻信息、邮政编码信息、常用电话信息查询服务。
日程任务
领导日程
车辆管理
日常办公
常用便笺
通讯录
站点导航
为单位人员提供各类私人信息的电子化管理功能。主要功能包括：
提供了对单位内部及外部人员的部门、科室、职务、电话、照片和电子邮件等信息进行统一管理和查询的功能，并且具备了信息导出、系统用户同步和权限管理功能。
用来记录和管理个人及公用的网址信息。用户单击相应的网址便可直接上网，同时系统会自动记录各网址的访问情况。
常用便笺的电子化功能，提供一个方便灵活的手段来记录各类信息，并提供强大的查找功能。实际上是纸制便笺的电子替代品，用户可实时记下问题、想法、提醒及任何以前要写在贴纸上的事情。
可以为用户提供日常工作中的约见、会议等日程事务的记录和提醒功能。可作为自己日程、任务的记录，也可给他人安排日常或分配任务。
专门为单位领导设计的日程任务功能，使单位领导可以方便地查阅一周的日程安排。
包括车辆申请、车辆审批、车辆管理等功能。用户可在此功能中对所有车辆的基本信息进行查阅与管理，如查看各车辆的状态、申请用车、用车审批及发车管理等。
南京奥体中心的领导经常会外出开会、学习以及视察工作等，而在办公自动化应用中，单位领导是不可或缺的一个重要环节。因此，领导在外进行办公，对公文进行审阅、批复，以及对机关工作进行监控、审核都成为办公自动化应用中的一个重要需求。另外，单位中还可能有一部分工作人员也是需要长期在外工作的，这时他们同样需要访问本单位的办公自动化系统，进行必要的文件处理和获取有关的业务信息和其他资料。因此，远程办公是办公自动化应用中的一个重要组成部分。
本系统是基于Web开发并实现的，在远程应用上具有天然的优势。通过Web浏览器的统一访问界面，用户可以像在单位内部一样使用办公自动化系统。由于采用的是国际通用的工业标准和Internet/Intranet技术，因此可以在任何一种标准的远程连接方案中应用，包括电话拨号线路、ISDN、X.25、DDN、帧中继和VPN等等。
面向用户的系统框架分为三个主要的部分，如下图系统主页面所示：
信息桌面
导航栏
信息栏
图表 系统主页面
位于系统主页面的右下区域。它是用户进行日常办公的具体操作区域。用户每次登录或刷新系统时，信息桌面都将默认显示信息桌面的主页，如上图系统主页面中的信息桌面主页所示；用户也可以通过单击系统主页面左上角的“”显示桌面图标，返回到信息桌面的主页；
位于系统主页面标题栏与信息桌面之间的区域。其中，每个栏目都包含一个功能项，在安装的默认情况下，导航栏中包括如下的栏目（依次从左到右）：
位于系统主页面信息桌面的左边区域；其中每一个栏目中都包含了一个或多个功能项，在安装的默认情况下，信息栏中包括如下的栏目及其相应的功能项（依次从上到下）：
- 公文管理：
- 待办公文
- 公文管理
- 公文设置
- 档案管理：
- 档案查询
- 档案全文搜索
- 收发文查询
- 收发文全文搜索
- 案卷查询
- 日常办公：
- 留言板
- 征求意见
- Word
- Excel
- PowerPoint
- 办公功能：
- 便笺
- 车辆管理
- 常用信息
- 领导日程
- 日程任务
- 新闻
- 信息交流：
- 交流园地
- 文本交换
- 电子邮件
- 公共信息
系统管理员能够根据不同的用户和组，为其分配不同栏目的访问和操作权限。普通用户将根据自己已被分配拥有的权限，对以上全部栏目或部分栏目进行使用。
系统开发实施方案
南京奥体中心办公自动化系统是一个以人为本的项目，说白了它是一个以管理信息为表现形式实质是管理人力和组织协作模式的一个系统，不同于其他以资金（财务系统）或网络集成为主体的固定资产化项目，办公协作管理系统不是一个简单的交钥匙工程。在项目规划和实施之前，组织者就要做好远期规划。 办公协作管理系统是一个系统工程，合作伙伴通过一段时间调研后开发的应用系统只能是万里长征第一步，办公协作管理系统的成功还需不断应用过程中的调整和修改以及支持，这里提到的修改和调整不仅限于程序流程上的修改，还有对人员、组织结构和办公习惯的调整，这都需要厂家、合作伙伴以及用户自己的长时间内部的调整和支持。
电子化的办公手段带给我们的好处很多，就拿收发文系统来说，通过电子化文档的传递以及有效的安全手段的控制，并辅以督办、催办、自动提醒和监控措施，可防止防止公文的意外丢失、重复行文、公文滞留、公文泄密等现象，同时对于公文日后的管理、备份和查询都提供了保障，并节省日常的办公开销。但如何最终成功享受这种利益呢，就需组织者意识到办公协作管理系统项目的系统性和持续性，下定决心，从自身做起，并选择好技术上的合作伙伴，这个支持者不仅需要有强大的技术力量还需有成功实施办公协作管理系统项目的实际经验，并能够根据用户的实际情况调整实施策略。可以说办公协作管理系统项目的最终成功取决于以下四要素
Target (100%)= 开发（30%）+实施（30%）+维护（30%）+培训（10%）
项目在实施初期就要有企业内相关人员参与该系统的需求和调研工作，以便于后期维护和支持工作。
项目实施进度安排如下
| 序号 | 项目 | 时间安排 |
| 1 | 系统需求调研 | 10个工作日 |
| 2 | 系统分析设计、开发、测试 | 20个工作日 |
| 3 | 办公自动化a版安装调试 | 2个工作日 |
| 4 | 用户、管理员培训 | 2个工作日 |
| 5 | 试运行、意见收集、系统修改、测试 | 15-20个工作日 |
| 6 | 最终办使用 | 5个工作日 |
| 系统验收试运 |
南京奥体中心与承包商成立联合领导小组，小组分管理层、实施层、用户层，确保对项目层层把关。
管理层
实施层
用户层
南京奥体中心
项目总负责人
信息领导小组负责人
需求分析组
质量控制组
测试组
开发组
系统开通验收使用
文档管理组
系统组
后勤组
承包商
项目经理
项目总负责
总体的技术支持方针与策略如下：
1、从工程开始时便组织一支在相应领域的专门稳定的技术支持队伍，严格责任到人，长期各负其责，并建立相应的奖罚制度，保证工程顺利实施进行。
2、确定一名项目总负责人，及时掌握各个小组的情况和进度，并建立严格的档案，协调和控制各支小组。
3、各技术小组经常与建设单位有关技术人员讨论和解决技术问题，并定期召开技术交流会，交流技术情况，保证系统正常运行。
4、确定培训人员，负责定期的技术操作培训，保证系统顺利实施进行，尽量提供现场培训，保证培训质量。
项目开始施工后，项目经理负责整个项目的项目准备、计划、实施、完成、验收、技术方向等，项目总经理全面掌握工程项目总体进度、人员分配、技术路线，并全权负责一切事务。
项目经理了解用户方情况，制定项目整体实施计划草案，并根据实际情况，
调整计划，最后形成“项目计划说明书”。
项目经理指定项目实施人员，由项目实施人员与用户通过电话、Email确认现场环境，形成“现场环境准备确认表”。工程项目总经理负责审阅，并根据现场情况准备出差。
项目经理根据与用户方沟通的信息，与项目实施人员一起出差做用户需求调研，形成“调研报告”、“需求分析”，并双方互签，工程项目总经理负责审阅。
- 根据“需求分析”说明书，形成“系统设计说明书”文档。
- 根据“需求分析”说明书和“系统设计说明书”，由项目系统开发人员制订项目开发计划包括总体计划、月计划（无固定格式文档）。
- 由项目系统开发人员基于京华ExOA2000办公自动化系统基本模块完成系统开发，形成a版本，并形成“软件修改报告”文档。
- 系统完成开发后，必须由项目系统开发人员与实施人员一起进行系统测试，原则上得到实施人员的认可后，方可提交给用户试运行。
- 在系统投用之前，由项目实施人员完成系统管理员培训，并形成“系统管理员手册”；
- 项目实施人员去用户现场安装、配置系统，并与用户的系统管理员一起完成用户的使用培训，并形成“用户操作手册”。
- 系统投入试运行，由项目实施人员完成系统的调试和错误处理，形成“系统测试分析报告”
系统开发人员根据“系统测试分析报告”，对系统进行修改，测试。并形成最终版。
最终版交付南京奥体中心投入使用。
项目经理配合工程项目总经理组织召开总结会，形成“项目开发总结报告”。
工程项目总经理确认验收日期、人员等。并按合同规定、技术附件内容向用户提供相关文挡。
- 项目总经理定期收集用户使用情况，反馈信息并确定维护的性质。
- 根据用户维护任务的性质，可以派人到现场维护或远程维护。
- 在以上项目实施的各个阶段，项目经理要制定月工作计划（无固定格式），每月月底发送给工程项目总经理。每周五下午4：00前将本周项目总结和下周项目计划（参见附件十三）呈报给工程项目总经理，每月最后一星期的总结报告应写清楚本月项目组人员的工作内容、与工程计划中的差距，如果有调整，说明调整的原因。该项目作为月度考核的标准，整理后，工程项目总经理进行审阅。
- 在以上项目实施的各个阶段，项目实施人员也要制定月工作计划（无固定格式），每月月底发送给项目经理。每周五下午4：00前将本周项目总结和下周项目计划（参见附件十三）呈报给项目经理，每月最后一星期的总结报告应写清楚本月的工作内容、与工程计划中的差距，如果有调整，说明调整的原因。该项目作为月度考核的标准，整理后，项目经理进行审阅。
- 每两个星期举行一次项目交流会，参加人员包括在公司的所有技术实施人员，形成会议纪要。
- 以上项目实施各阶段的文挡模板样式统一，并由项目经理负责归档，项目实施结束后，交由公司进行最终的归档。
- 培训与服务方案
建议对参与项目的技术人员进行技术培训以便他们对整个系统的特性有全面的了解，在项目实施过程中，能够把握项目发展方向，并在项目提交后能够起到维护保障作用。
OA系统管理员培训，培训内容:
可以将培训对象分成两类人员：领导和一般用户。对于不同的用户类别在准备培训时可以有所区分。
培训材料的准备：
可以参考京华ExOA2000提供的下列文档。
- 《京华ExOA2000技术白皮书》介绍京华ExOA2000的技术特点和功能模块
- 《京华ExOA2000用户手册》介绍京华ExOA2000的使用操作。
- 《京华ExOA2000管理员手册》介绍京华ExOA2000系统的管理和维护。
培训材料准备的方法：可以进行印刷分发或者将培训材料放在企业的内部网站上供用户浏览。
培训场地的准备：准备相关的场地和演示、上机的设备、环境。
制订培训签到表，以备对培训参加情况进行统计和考核。
制订培训反馈表，以备对培训的效果进行评估和跟踪。
培训方式的考虑
培训对用户掌握办公自动化系统的原理、思想和操作是至关重要的，培训效果的好坏直接影响到用户使用办公自动化系统的热情和应用效果。为了更好地进行用户的培训，建议对用户进行培训时通过集中培训和以部门为单位的培训相结合的办法进行培训。集中培训主要向用户灌输办公自动化的相关概念和思想，让用户理解办公自动化的原理，引起用户对办公自动化系统的兴趣；以部门为单位的培训则主要侧重在本部门相关模块的操作培训，让用户现场学习如何通过办公自动化系统解决本部门的办公过程。
操作系统及数据库：产品保修及免费升级条款的详细解释，均为产品原厂商随产品提供。
办公自动化系统：五年内免费升级。
现场技术指导，我公司在现场的软件安装过程中和安装结束后向用户进行现场技术咨询、介绍和指导。
工程完成后，我公司将提供相关的技术咨询和技术支持。
我公司将通过电话、传真、E-Mail等方式解答用户在实际使用过程中的技术难题，并保证全天电话(7X24)服务。
系统出现严重故障，南京奥体中心技术人员无法独立解决时，我公司在接到南京奥体中心通知后4小时内派工程师到达现场进行维护和服务。
我公司将定期访问用户，了解系统的运行及使用情况（至少3个月一次）。
我公司为南京奥体中心提供与本系统相关的技术咨询服务。
系统正式验收以后五年内免费维护，五年以后维护费协商解决。
工程完成后，提供CD形式的安装光盘介质。
在京华网络软件开发事业发展的历程中，成功为1000多个客户建设了各类办公自动化、MIS、物流配送等企业级软件系统，根据2001年IDT统计，京华网络办公自动化系统全国市场占有率为30％，名列全国第一。下面是京华网络在各个行业重要客户的经验介绍。
广州市天河区政府
信息产业部无线电管理局
国务院中国证监会
九运会广州天河体育馆
山东省工商局
广东省工商局
湖北省工商局
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