材料采购过程控制程序
- 目的
保证所采购的材料、设备和服务价格合理并符合规定的质量要求及工期要求。
- 适用范围
适用于公司房地产开发所需的由建材供应部负责采购的材料、设备和服务。
- 引用文件
3.1 GFP6-3《材料供应商控制程序》
3.2 GFP6-4《材料（设备）选型清单确定程序》
3.3 GFP9-1《项目总体计划控制程序》
3.4 GFP10-1《材料（设备）检验及检验状态控制程序》********
3.5 GFP13-1《不合格控制程序》
3.6 GFP15-1《材料贮存搬运控制程序》
- 定义
4.1大型设备：指电梯、空调设备、电气设备、水处理设备等。
4.2材料：指大型设备以外的其它建筑材料。
- 职责
5.1总经理负责：审批大型设备、金额大于100万元（含100万元）的《报价表》（见GFP6-5-F4）和《合同章使用审批表》（见GFP6-5-F1）；审批《材料付款申请表》（见GFP6-5-F5）。
5.2主管副总经理负责：审批总额大于等于30万元、小于100万元的《报价表》及审核大型设备及总额大于等于100万元的《报价表》；审批金额大于等于30万元，小于100万元及大型设备的《合同章使用审批表》；签订大型设备及金额在30万元（含30万元）以上的材料的订货合同；负责合同更改不了及退不了货时的处理；审核《材料付款申请表》。
5.3建材供应部经理负责：审核《工程材料采购计划》；审批金额在1万元（含1万元）以上、小于30万元的《报价表》；审核大型设备及总额大于等于30万元的《报价表》；审核所有《合同章使用审批表》；签订金额在1万元（含1万元）以上、30万元以下材料的订货合同；审核《材料付款申请表》。
5.4材料采购主办负责：编制《工程材料采购计划》；记录合同谈判要点、起草材料订货合同及《合同章使用审批表》；负责签收《工程材料采购通知单》（见GFP6-5-F3）并转发至采购员；签订金额在1万元以下的材料订货合同；审批金额在1万元以下的《报价表》；审核金额在1万元（含1万元）以上《报价表》；所有合同的前期谈判及参与所有合同的谈判；材料退货、合同更改的联系；材料进货的统计；参加材料复检；审核《材料付款申请表》。
5.5采购员负责：填制《报价表》及采购，并对所采购的材料/服务质量进行验证；协助材料采购主办进行材料进货的统计；参加并联系供应商有关人员参加材料复检；填写《材料付款申请表》。
5.6工程部项目施工负责人负责制订《工程材料采购范围》（见GFP6-5-F2）、工程部施工副经理、经理审批。
5.7行政部计划督办负责审批工程材料采购计划。
5.8计划财务部经理负责：在《合同章使用审批表》上签署资金运作情况意见，在审批通过后的合同上盖合同章。
5.9总会计师负责：审核《材料付款申请表》。
- 资格或培训
执行本程序无需特别的资格和培训。
- 程序
7.1材料采购范围的制订
7.1.1工程部项目施工负责人根据施工合同中材料供应的相关条款，征询建材供应部材料采购主办意见后，填写《工程材料采购范围》，明确由建材供应部采购材料的名称、质量、用途等，经工程部施工副经理审核后，报工程部经理审批。
-
- 2工程部施工副经理将审批通过后的《工程材料采购范围》转发至建材供应部材料采购主办。
7.1.3 《工程材料采购范围》的填写、审批应在施工合同签定后两周内完成；当采购范围有变化时，应按7.1.1规定确定新的《工程材料采购范围》，并在采购前一个月发至建材供应部。
7.2材料采购计划的制订
7.2.1材料采购主办根据《建筑材料（设备）选型定板通知单》（见GFP6-4-F4）、《工程材料采购范围》、《项目总体计划》，编制工程材料采购计划，报建材供应部经理审核、主管副总经理审批。
7.2.2建材供应部材料采购主办将审批通过后的《工程材料采购计划》送工程部施工副经理及预决算室主管备案。
7.3《工程材料采购范围》变更时，按7.1和7.2条的规定执行，《项目总体计划》变更时，按7.2条的规定执行。
7.4采购
7.4.1采购前期准备
7.4.1.1材料采购主办根据采购范围及采购计划审核《工程材料采购通知单》（见GFP6-5-F3）无误后签收，汇报建材供应部经理，根据建材供应部经理安排，将《工程材料采购通知单》发至采购员。
7.4.1.2采购员根据《工程材料采购通知单》，视采购金额不同情况按如下方法处理：
a.采购金额小于0.1万元的材料，可从《认可供应商一览表》（见GFP6-3-F5）中选一家供应商。
b.采购金额大于等于0.1万元，小于1万元的材料，除独家生产或独家代理外，应从《认可供应商一览表》中选至少二家供应商进行报价。
c.采购金额大于1万元（非大型设备）的材料，除独家生产或独家代理外，应从《认可供应商一览表》中选至少三家供应商进行报价。
d.大型设备如电梯、中央空调设备等，应从《认可供应商一览表》中至少选三家进行报价，在总经理决定下可采用招标方式。
7.4.1.3采购员将供应商报价填写于《报价表》，视采购金额不同情况按如下方法处理：
a. 金额少于1万元的，送材料采购主办审批；
b. 金额大于等于1万元，少于30万元的，送材料采购主办审核、建材供应部经理审批；
c. 金额大于30万元（含30万元）小于100万元的，送材料采购主办、建材供应部经理审核、主管副总经理审批；
d. 大型设备及金额大于100（含100万元）的，送材料采购主办、建材供应部经理、主管副总经理审核、总经理审批。
7.4.2采购合同的签订
7.4.2.1材料采购主办负责所有订货合同的前期谈判，参与所有订货合同的谈判，负责记录合同谈判要点，并将合同谈判要点中合同工期及合同价及时通知预决算室主管。
7.4.2.2根据《材料采购通知单》、审批后的《报价表》：
a. 材料采购主办负责金额小于1万元的订货合同的谈判；
b. 建材供应部经理负责金额大于1万元（含1万元），小于30万元的合同的谈判。
c. 主管副总经理负责大型设备及金额大于30万元（含30万元）的合同的谈判。
7.4.2.3材料采购主办根据谈判好的合同要点，于谈判后2个工作日内起草订货合同后，按以下几种情况进行办理（审批时间：建材供应部经理、计划财务部经理均不超过0.5个工作日，主管副总经理、总经理均不超过1个工作日）：
a. 金额小于1万元的订货合同，由材料采购主办签订，并填写《合同章使用审批表》，报建材供应部经理审批，计划财务部经理签署意见后盖合同章；
b. 金额大于1万元（含1万元），小于30万元的合同，由建材供应部经理签订；由材料采购主办填写《合同章使用审批表》，报建材供应部经理审批，计划财务部经理签署意见后盖合同章；
c. 大型设备及金额大于30万元（含30万元），小于100万元的合同，由主管副总经理签订；由材料采购主办填写《合同章使用审批表》，报建材供应部经理审核，主管副总经理审核，计划财务部经理签署意见后盖合同章；
d. 大型设备及金额大于100万元的合同，由主管副总经理签订；由材料采购主办填写《合同章使用审批表》，报建材供应部经理、主管副总经理审核，总经理审批，计划财务部经理签署意见后盖合同章；
7.4.2.4合同签订盖合同章后，由材料采购主办负责将合同原件送资料室存档，并送一份复印件至预决算室主管、计划财务部经理备案。
7.4.3材料的进货、搬运、入库、贮存、出库、检验、移交
7.4.3.1材料的进货由采购员根据订货合同负责实施。
7.4.3.2材料的搬运、入库、贮存、出库按GFP15-1《材料贮存搬运控制程序》进行。
7.4.3.3材料的检验按GFP10-1《材料（设备）检验及检验状态控制程序》进行。
7.4.4不合格材料的处理按GFP13-1《不合格控制程序》进行。
7.4.5补货及退货处理
7.4.5.1同类品种材料的补货按如下程序办理：
- 因设计变更原因而补货，由工程部填写《工程材料采购通知单》和《补货申请单》（见GFP6-5-F7），经工程部施工副经理、设计副经理审批后，交由建材供应部安排采购。
- 若不是因设计变更原因而补货，第一次补货由工程部填写《补货申请单》，经工程部施工副经理审批后，连同相应的《工程材料采购通知单》发给建材供应部安排采购；第二次补货，《补货申请单》需提交主管副总经理审批，其他程序同上；第三次补货，《补货申请单》需提交总经理审批，其他程序同上。
7.4.5.2材料数量减少分以下三种情况：
a.合同签订前，将报价表中总额减少后，再按7.4.2和7.4.3规定办理。
b.合同签订后，材料未生产出来前，材料采购主办与供应商协商更改合同。
c.合同签订后，材料已生产出来或材料已运到公司仓库或工地，材料采购主办则尽量与供应商联系退货，如退不了，则视责任情况经建材供应部经理签署意见后，报主管副总经理处理。
7.4.5.3材料的品种更改分以下三种情况处理：
a.合同签订前，再按7.4.2和7.4.3规定办理。
b.合同签订后，材料未生产出来前或生产出来未发货前，材料采购主办与供应商协商取消合同，若取消不了合同，则视责任情况经建材供应部经理签署意见后，报主管副总经理处理。
c.合同签订后，材料已生产出来或材料已运到公司仓库或工地，材料采购主办则尽量与供应商联系退货，如退不了，则视责任情况经建材供应部经理签署意见后，报主管副总经理处理。
7.4.5.4材料剩余的处理
材料剩余时，材料采购主办负责联系退货，若退不了，则视责任情况经建材供应部经理签署意见后，报主管副总经理处理。
7.5合同款项及搬运费用的支付
合同款项的办理由采购员根据订货合同中有关要求，填写《材料付款申请书》，并报上级领导审批，搬运费用按公司有关财务规定进行办理。（一般情况审批时间：材料采购主办、建材供应部经理、计划财务部经理、总会计师均不超过1个工作日，主管副总经理、总经理均不超过2个工作日；急件审批时间：材料采购主办、建材供应部经理、财务部经理、总会计师合计不超过1个工作日，主管副总经理、总经理合计不超过2个工作日）。
7.6违约处理及补救措施
7.6.1违约按订货合同中有关规定追究违约责任。
7.6.2因供应商违约(例如无法供货或供货不合格等)的补救措施由材料采购主办负责提出，报建材供应部经理审核后报主管副总经理审批。
7.7材料进货的统计
7.7.1材料进货的统计由采购员协助，材料采购主办负责，详细统计已进材料的品种、数量、规格、价格及费用承担单位、付款情况，并将其填入《材料采购月报表》（见GFP6-5-F8），于次月5日前报建材供应部经理、预决算室主管、财务部、主管副总经理各一份。
7.7.2信息员根据《材料采购月报表》将应扣施工队材料款的各类材料进行统计并及时录入《工程材料应扣款汇总表》（见GFP6-5-F6），每月3日前打印该表交材料采购主办审核后，于当月5日前报建材供应部经理、预决算室主管、财务部、主管副总经理各一份。
- 记录
8.1《合同章使用审批表》原件由建材供应部兼职资料员移交档案室永久保存，复印件由材料采购主办保存至工程材料采购完成后一年。
8.2《建筑材料（设备）选型定板通知单》、《工程材料采购范围》原件由材料采购主办负责保存至工程材料采购完成后一年。
8.3《工程材料采购计划》原件由建材供应部经理保存至工程材料采购完成后2年，复印件由材料采购主办、采购员保存。
8.4《工程材料采购通知单》、《补货申请单》、《报价单》原件由材料采购主办负责保存至工程材料采购完成一年后移交档案室永久保存，复印件由采购员保存。
8.5材料订货合同原件一份由档案室永久性保存，一份由建材供应部经理保存至工程材料采购完成一年后移交档案室永久保存，复印件由材料采购主办、计划财务部、预决算室保存。
8.6 《材料付款申请书》原件由计划财务部兼职资料员永久保存，复印件由采购员、材料采购主办保存至采购完成后半年。
8.7《材料采购月报表》原件由材料采购主办负责保存至工程材料采购完成一年后，移交档案室保存。
8.8《工程材料应扣款汇总月报表》由材料采购主办负责保存至工程结算完一年后，交档案室保存。
- 附件
- GFP6-5-F1《合同章使用审批表》
- GFP6-5-F2《工程材料采购范围》
- GFP6-5-F3《工程材料采购通知单》
- GFP6-5-F4《报价表》
- GFP6-5-F5《材料付款申请书》
- GFP6-5-F6《工程材料应扣款汇总表》
- GFP6-5-F7《补货申请单》
- GFP6-5-F8《材料采购月报表》
GFP6-5-F1.2
合同章使用审批表
编号：
| 合 同 名 称 | 日
期 |
|
| 用 途 说 明 | ||
| 经 办 人 | ||
| 部门经理意见 | ||
| 主管副总经理意见 | ||
| 总经理意见 | ||
| 计划财务部经理意见 | ||
| 备 注： | 当合同为工程材料采购合同时：
1．金额在30万元以下的，由建材供应部经理审批； 2．金额大于30万元（含30万元），小于100万元的，由主管副总经理审批； 3．大型设备及金额大于100万元（含100万元）的，由总经理审批。 |
|
附：合同
GFP6-5-F2.3
工程材料采购范围
第 页，共 页
下清单中所列材料由建材供应部负责采购。
项目名称： 编号：
| 序号 | 材料名称 | 生产厂家 | 材料编号 | 规格 | 质量 | 用途说明 | 备注 |
| 工程部项目
施工负责人 |
日 期： | 建材供应部
材料采购主办 |
日 期： | ||
| 工程部施工
副 经 理 |
日 期： | 工程部经理 | 日 期： |
说明：1.本表一式三份，工程部、建材供应部各存一份。
2.本表中材料名称、质量、用途说明、序号必须填写，其它各项未确定前可不予填写。
GFP6-5-F3.1
工程材料采购通知单
编号：
| 项目名称 | ||||||||||||
| 具
体 内 容 |
序号 | 材料
名称 |
生产
厂家 |
材料
编号 |
规
格 |
质
量 |
数
量 |
用途
说明 |
进货
日期 |
|||
| 1 | ||||||||||||
| 2 | ||||||||||||
| 3 | ||||||||||||
| 4 | ||||||||||||
| 5 | ||||||||||||
| 6 | ||||||||||||
| 委托单位 | 签字 | |||||||||||
| 日期 | ||||||||||||
| 监督单位 | 工程部 | 签字（盖章） | ||||||||||
| 日期 | ||||||||||||
| 接收单位 | 建材供应部 | 签字（盖章） | ||||||||||
| 日期 | ||||||||||||
| 备
注 |
||||||||||||
GFP6-5-F4.1
报价表
编号： 日期：
| 材料名称 | 材料规格 | 单位 | 数量 | |||||||||||
| 用途说明 | ||||||||||||||
| 供应商名称 | 单价 | 总价 | 备注 | |||||||||||
| 拟选定供应商名称及说明： | ||||||||||||||
| 采购员 | 材料采购主办 | 建材供应部经理 | ||||||||||||
| 主管副总经理 | 总经理 | |||||||||||||
| 说明：1、总价1万元以下，由材料采购主办审批。
2、总价大于等于1万元、少于30万，由建材供应部经理审批 3、总价大于等于30万、小于100万元，由主管副总经理审批； 4、大型设备或总价大于100万，由总经理审批。 |
||||||||||||||
附：各供应商报价表。
GFP6-5-F5.1
材料付款申请书
编号：
| 用 途 | ||||||
| 合同名称 | 合同编号 | |||||
| 收款单位名称 | ||||||
| 收款单位开户行 | 收款单位帐号 | |||||
| 合同造价 | ||||||
| 第一次付款 | 第二次付款 | 第三次付款 | ||||
| 本次付款金额 | ||||||
| 累计付款金额 | ||||||
| 付款比例 | % | % | % | |||
| 采购员 | ||||||
| 材料采购
主办意见 |
||||||
| 建材供应部
经理意见 |
||||||
| 主管副总经
理意见 |
||||||
| 计划财务部
经理意见 |
||||||
| 总会计师意见 | ||||||
| 总经理意见 | ||||||
| 董事长意见 | ||||||
| 备注 | ||||||
附：开箱验货单共 页；委托单共 页。
GFP6-5-F7.1
补货申请单
| 补货原因
（第 次） |
||||||||
| 补
货 内 容 |
序号 | 材料名称 | 生产厂家 | 材料编号 | 规格 | 质量 | 数量 | 进货日期 |
| 1 | ||||||||
| 2 | ||||||||
| 3 | ||||||||
| 4 | ||||||||
| 5 | ||||||||
| 工程部施工副经理意见 | 签名： 日期： | |||||||
| 设计变更
说明 |
工程部设计副经理： 日期： |
|||||||
| 主管
副总经理 审批 |
签名： 日期： | |||||||
| 总经理审批 |
签名： 日期： |
|||||||
| 说明：
凡属设计变更原因而造成的补货，经工程部施工副经理、设计副经理签字后即可下单；凡属计算误差而造成的补货，则第一次由工程部施工副经理审批，第二次由主管副总经理审批，第三次由总经理审批。 |
||||||||
GFP6-5-F8.1
材 料 采 购 月 报 表
年 月 第 页 共 页
| 序号 | 进货
日期 |
材料名称 | 规格
型号 |
单位 | 单价 | 数量 | 金额 | 委托单编号 | 收货单位 | 使用项目
及地点 |
费用承担单 位 | 付款情况 | 经办人 |
| 合 计 | |||||||||||||
| 说明：此表一式四份，每月5日前报建材供应部、预决算室、财务部、主管副总经理各一份。 | |||||||||||||
制表： 日期： 审核（材料采购主办）： 日期：
GFP6-5-F6.2
工 程 材 料 应 扣 款 汇 总 表
截止日期： 年 月 日 第 页 ，共 页
| 序号 | 开箱验货单编号 | 工程项目名称 | 施工单位 | 材料名称 | 规格型号 | 单位 | 进货单价 | 金额 | 结算单价 | 结算金额 | 经办人 | 备注 |
| 说明：1.结算金额即应扣款金额。
2.汇总款包括截止日前发生的所有应扣款项。 3.此表一式四份，每月3日前报建材供应部、预决算室、财务部、主管副总经理各一份。 |
||||||||||||
制表（信息员）： 日期： 审核（材料采购主办）： 日期：
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