程序文件控制程序
1.目的
控制质量体系程序文件的编制、审核、签发、修改、作废和实施，保证程序文件及时有效地使用，失效文件不被误用，保密文件不失密。
2.适用范围
本程序适用于公司地产口程序文件的控制。
3.引用文件
无。
4.定义
无。
5.职责
5.1管理者代表负责签发程序文件。
5.2 ISO9000工作组负责人负责评审程序文件，确定文件发放范围，编定程序文件的文件号及版本。
5.3 ISO9000工作组质管人员负责程序文件的复印、分发，失效文件的回收和销毁，负责保存程序文件原件。
5.4各部门负责人负责审阅本部门员工提出的程序文件修改建议。
5.5各部门兼职资料员负责接收、保管程序文件及《文件传阅单》（见GFP5-1-F5）。
6.培训或任职资格
执行本程序人员不需特别资格或培训。
7.程序
7.1程序文件的起草、评审与签发
7.1.1各部门负责人指定人员起草本部门主要负责的程序文件。
7.1.2各部门负责人审阅本部门人员起草的程序文件，修改后提交给ISO9000工作组负责人。
7.1.3 ISO9000工作组负责人对各部门提交的程序文件进行审核和修改，如认为需要评审，则组织相关部门人员评审。必要时，通知管理者代表参加评审。评审通过后，交管理者代表审批签发。
7.1.4程序文件标准格式
每份程序文件正文均须遵守下列标准格式：
(1)目的;
(2)适用范围;
(3)引用文件;
(4)定义;
(5)职责；
(6)资格和培训；
(7)程序；
(8)记录保存；
(9)附件。
7.1.5签发后的文件由ISO9000工作组负责人编排文件号及版本号。程序文件正文中所出现的引用文件和附件均不注明版本号，仅在正文后的附件上编排附件的版本号，程序文件的文件号和程序文件附件号、附件版本号样式如下：
GFPXX-XX；
GFPXX-XX-FXX·X；
其中： GFP—— 质量体系程序文件；
XX-XX—— 对应质量体系要素号—文件序号
XX-XX-FXX·X—— 对应质量体系要素号—文件序号—附件号·附件版本号。
7.1.6 ISO9000工作组负责人编排好程序文件的文件号及版本号后，确定《文件发放范围》（见GFP5-1-F2），并填写《程序文件封面》（见GFP5-1-F6），然后将《文件发放范围》交给ISO9000工作组质管人员复印、分发。
7.1.7 ISO9000工作组质管人员在分发文件前需将每本文件的封面加盖“文件控制专用章”，然后再根据《文件发放范围》分发。
7.1.8文件接收人接收后须在《程序文件分发及回收清单》（见GFP5-1-F3）上签收，文件接收人一般由各部门兼职资料员担任。
7.1.9管理层、ISO9000工作组以外的程序文件接收人接收到文件后，交本部门相关员工传阅，并要求员工在《文件传阅单》上签字。
7.1.10程序文件原件不盖“文件控制专用章”，程序文件正文不得擅自复印、外传。
7.2程序文件的存档
ISO9000工作组质管人员保存程序文件原件，并填写《程序文件目录及状况清单》（见GFP5-1-F4）。
7.3程序文件的修改
7.3.1已颁布的程序文件实施过程中需要修改时,由各部门负责人初审本部门员工提出的程序文件修改建议，并签署《程序文件修改建议书》（见GFP5-1-F1），提交给ISO9000工作组负责人。
7.3.2 ISO9000工作组负责人认为需要评审时，组织相关部门人员评审《程序文件修改建议书》并确定修改意见，最后由ISO9000工作组负责人负责修改稿的定稿。定稿后交管理者代表审批签发。
7.3.3 ISO9000工作组负责人在程序文件封面上填写修订情况及生效日期，并在《程序文件修改建议书》上填写生效日期后，交ISO9000工作组质管人员按第7.1.6～7.1.10分发。
7.3.4程序文件满5次修订的，由ISO9000工作组负责人更换版本号。
7.4失效文件的回收
7.4.1 ISO9000工作组质管人员根据《程序文件分发及回收清单》中该失效文件的实际发放范围，先将失效文件回收，然后才发放新版程序文件，并同时填写《程序文件分发及回收清单》中有关回收栏目。
7.4.2失效文件由ISO9000工作组质管人员回收后在其封面加盖“失效”印章，原件存档。复印件保存半年后，ISO9000工作组质管人员填写《文件销毁清单》（见GFP5-1-F7）并销毁。
8.记录保存
8.1程序文件原件、《文件发放范围》、《程序文件目录及状况清单》、《程序文件分发及回收清单》、《文件销毁清单》由ISO9000工作组质管人员永久保存。
8.2所有程序文件修改建议书由ISO9000工作组负责人保存至文件颁布实施一年后销毁。
8.3最新版的完整的一套程序文件复印件由ISO9000工作组负责人保存。
8.4发到部门的程序文件和《文件传阅单》由部门兼职资料员保管。
8.5《文件传阅单》由兼职资料员保存一年后销毁。
9.附件
9.1 GFP5-1-F1《程序文件修改建议书》
9.2 GFP5-1-F2《文件发放范围》
9.3 GFP5-1-F3《程序文件分发及回收清单》
9.4 GFP5-1-F4《程序文件目录及状况清单》
9.5 GFP5-1-F5《文件传阅单》
-
- GFP5-1-F6《程序文件封面》
- GFP5-1-F7《文件销毁清单》
GFP5-1-F5.1
文 件 传 阅 单
| 文 件 号 | 文件名 | 版本 | |||
| 修改条目 | 页数 | ||||
| 传
阅 人 签 名 |
|||||
| 说
明 |
1.如属文件的修改版但未换版本号，则由部门负责人在“修改条目”栏填写本次修改的条目序号。
2.如属初版文件或换版文件的，修改条目填写“初版”或“换版”。 3.传阅人签名时应同时注明时间。 4.兼职资料员最后签名并保管此单。 |
||||
GFP5-1-F4.2
程序文件目录及状况清单
| 序
号 |
文件号 | 文 件 名 称 | 生 效
时 间 |
版 本
状 态 |
在用(✓)
失效(🗶) |
印制及发放数量 | 发放范围 | 记 录
时 间 |
记录人 | 备 注 |
GFP5-1-F2.1
文件发放范围
| 序号 | 文件名 | 颁布
时间 |
董事长 | 总经理 | 管理者代表 | 副总经理 | 副总经理 | 总会
计师 |
计划
财务 部 |
ISO9000工作组 | 总师室 | 工程技术室 | 预决算室 | 工程计划
调度室 |
工程部设计组 | 工程部施工组 | 项目开发部 | 建材供应部 | 销售部 | 文化传播公司 | 现场办公室 | ||
注：“√”表示发放 管理者代表： 时间：GFP5-1-F3.1
程序文件分发及回收清单
| 序号 | 文件号 | 颁布时间 | 接收部门 | 接收人 | 发放数量 | 接收时间 | 发放人 | 回收时间 | 回收数量 | 回收人 |
GFP5-1-F1.1
程序文件修改建议书
| 文件号 | 文 件 名 | 版 本 | |||||||
| 原内容 | 修改建议 | ||||||||
| 修改建议人： 日期：
部门负责人： 日期： |
|||||||||
| 评 审 意 见 | ISO9000工作组组长： 日期： | ||||||||
| 管理者代表签发 | 签发日期 | 生效日期 | |||||||
GFP5-1-F6.1
 地产口质量体系程序文件 |
文件编号 | |||||
| 版 本 号 | ||||||
| 生效日期 | ||||||
| 程序文件名称
(盖控制专用章处) |
||||||
| 修改状态 | 修 订 情 况 | 生 效 日 期 | ||||
| I | ||||||
| II | ||||||
| III | ||||||
| IV | ||||||
| V | ||||||
| 起 草 | 职 务 | 日 期 | ||||
| 审 核 | 职 务 | 日 期 | ||||
| 签 发 | 职 务 | 日 期 | ||||
GFP5-1-F7.1
文 件 销 毁 清 单
| 序 号 | 文 件 编 号 | 文 件 名 称 | 版 本 状 态 | 失 效 时 间 | 数 量 | 备 注 | |
| 页 数 | 份 数 | ||||||
销毁人： 销毁时间：
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