５．档案管理规定
第一条 管理部门
集团各级公司在行政人事部门设立档案室并指定专人负责档案工作。
第二条 归档范围
包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料（简称文件）：
（1）管理文件：集团各单位在经营活动中具有重要依据作用的各类文件，包括各类公文；
（2）立项文件：包括可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件等；
（3）证照文件：经营活动中产生的各类证、照文件等；
（4）资信文件：验资、审计、评估、权属报告文件等；
（5）合同文件：经营活动中产生的各类合同文件等；
（6）征地建设文件（含图纸）；
（7）规划报建文件（含图纸）；
（8）竣工验收文件（含图纸）；
（9）技术设备文件：设备技术资料等；
（10）声像信息类：集团具有重要价值的、或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。
第三条 收集归档
（1）凡属归档范围的文件，经办人员应在办理完毕一个工作日内将原件及时归档，不得私自留存；
（2）工程项目（设计成果）文件在形成过程中各阶段，有关人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集整理，不遗漏，不丢失，保证全套资料真实、完整、齐全地向档案管理部门移交归档；
（3）以集团、地区公司（二级公司）、项目名义发出的日常文件、各类会议纪要、往来函件和传真件等由本级行政部门负责收集、整理，按年度立卷归档；
（4）为避免归档档案的遗漏和混乱，档案员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况。经办人要设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。各部门资料员每月应与档案管理员核对档案的归档情况。
第四条 档案分类编号
（1）档案管理部门应根据归档范围对归档文件进行分类整理，编目归档，保证档案调阅工作的顺利进行；
（2）档案分类编号方法应尽量考虑计算机管理的要求，并尽量与政府和公共机构的编目方法接轨；
（3）集团管理信息系统建立时所有编目方法需遵从系统的要求。
第五条 档案保存
（1）档案室须做好放火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案完好无缺；一旦出现险情，须立即向集团或地区公司行政第一负责人报告；
（2）严禁无关人员进入档案室；非档案管理人员无故不许在档案室逗留；
（3）资料档案发生损毁丢失时，根据给公司所造成的损失大小按公司奖惩规定对有关责任人进行处罚。
第六条 档案借阅
（1）借阅任何文件资料，必须办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续；
（2）借阅非机密性文件（包括复印件），须经各单位负责人批准；借出原件，须报地区公司副总经理以上人员审批；
（3）办理相关政府事务所需的资料或银行贷款按揭所需的项目报建文件，办理产权所需项目资料，未经地区公司行政人事部门负责人批准不得借出；
（4）借阅机密性文件（包括复印件），须经分管行政副总经理批准；绝密性文件（包括复印件），须经总经理批准；
（5）下列文件资料复印件未经地区公司行政人事部门第一负责人批准不得借出：
1）国有土地使用权出让合同；
2）建设用地批准书；
3）建设用地规划许可证；
4）规划设计要点、方案批复；
5）建设工程规划许可证；
6）固定资产投资许可证；
7）报建图；
8）报建审核书；
9）建设工程施工许可证；
10）商品房预售许可证；
11）产权证。
（6）外单位人员来查阅资料，应出具其单位书面证明，并经地区公司主管行政副总经理以上领导批准，方可查阅；
（7）任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；不准在文件上作记号、涂改、污损。确因工作需要摘抄、复制，须经地区公司行政人事部门负责人批准；如需要修改图纸必须按文件修改权限规定另行办理手续；
（8）借阅档案者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄露机密而给公司造成损失者，将按奖惩规定对其进行处罚直至追究其法律责任。
第七条 档案借阅期限
短期使用资料借阅期不超过一周，长期使用资料不超过15天。如确需延期应提前办理续借手续。
第八条 档案移交
如档案需向政府部门如城建档案馆移交，则需将有关规定及档案材料报地区公司行政主管领导或以上领导批准，方可移交。
第九条 档案销毁
档案销毁需经集团总部批准，并需由档案管理员及地区公司行政人事部门总监同时在场。
第十条 人事、财务、营销等档案专业管理必须遵照本规定基本原则，同时可根据其特点增加其他要求，由各职能部门各自负责。
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