图纸资料控制程序
1.目的
规范图纸资料收发、借阅、保管制度，保证作废图纸资料不被误用。
2.适用范围
本程序适用于公司工程项目开发施工期间的图纸资料管理。
3.引用文件
无。
4.定义
本程序所述“图纸资料”是指工程项目开发施工期间的各类设计图纸（含电子文件、效果图等）、设计变更通知及其它有关工程项目方面的文件资料。
5.职责
5.1主管副总经理负责审批机密图纸资料的借阅；
5.2工程部经理负责签发施工图及变更通知，并对常规文件拟定发放清单。
5.3工程部资料员负责图纸资料的收发、编号、登记、复印、盖章、归档保存和借阅管理，并负责定期清理工程档案，按要求及时移交公司总部档案室存档。
6.资格或培训
资料员须经过档案管理基础知识培训。
7.程序
7.1图纸资料的发送、登记、归档
7.1.1工程部资料员调查地产口各部门所需图纸资料的数量，填写《图纸资料发放清单》（见GFP5-3-F5），交工程部经理审核签字。
7.1.2工程部资料员将图纸资料按审核后的《图纸资料发放清单》及规定的《工程设计变更图纸编号表》（由工程部资料员制定）编号、盖出图章、复印后发放，同时填好《发文记录表》（见GFP5-3-F2）。
7.1.3凡是工程部资料员发送的图纸资料，必须留一份连同《图纸资料发放清单》原件存档。
7.1.4工程部资料员至少每六个月清理一次工程档案，对已竣工项目的工程档案，填写《文件移交单》（见GFP5-3-F3）移交公司总部档案室档案员归档。
- 工程部资料员在进行图纸资料管理时，应按工程所在区域分类，如“金地海景花园A区”,再于同一地域的图纸资料中按建筑、结构、电气等专业分类集中保存。
- 工程部资料员对库存的有关资料进行编目，填写《工程资料一览表》(见GFP5-3-F6)，以便进行统一的归档管理。
- 工程部所存资料以简单、易查为原则进行有关资料的标识登录，以方便查询资料达到快捷目的。
7.2图纸资料密级的确定
7.2.1图纸资料密级由工程部经理确定，并在《图纸资料发放清单》中注明。
7.2.2密级分机密和非机密两类。
7.3图纸资料的借阅
7.3.1相关部门借阅非机密图纸资料时，由工程部资料员填写《图纸资料借阅登记表》（见GFP5-3-F4），并须由借阅人签名。到期归还时，资料员须签名确认。
7.3.2借阅时间超过三十天者，须由部门负责人在《图纸资料借阅登记表》上签署意见，方可办理借阅手续。
7.3.3机密资料通常不予借阅，如确因工作需要，须由借阅人填写《工作传签单》（见GFP11-1-F3）报主管副总经理审批同意，再按7.3.1～7.3.2办理借阅手续。
8.记录
《图纸发送登记表》、《发文记录表》、《文件移交单》、《图纸资料发放清单》、《工程资料一览表》和《图纸资料借阅登记表》由工程部资料员保存三年。
9.附件
9.1 GFP5-3-F1《图纸发送登记表》
9.2 GFP5-3-F2《发文记录表》
9.3 GFP5-3-F3《文件移交单》
-
- GFP5-3-F4《图纸资料借阅登记表》
- GFP5-3-F5《图纸资料发放清单》
- GFP5-3-F6《工程资料一览表》
GFP5-3-F1.1
图 纸 发 送 登 记 表
| 序号 | 项目名称 | 接收
份数 |
专业 | 页数 | 出图
日期 |
图纸版别 | 密级 | 项目负责人 | 部门负责人 | 发送人 | 发送
份数 |
发图
日期 |
接收人 |
GFP5-3-F2.1
发 文 记 录 表
| 序号 | 文 件 名 | 编 号 | 发文日期 | 发送人 | 接收人 | 备注 |
GFP5-3-F3.1
文件移交单
| 移交人 | 接收人 | 移交时间 | |||
| 移交资料清单： | |||||
GFP5-3-F4.1
图纸资料借阅登记表
| 姓 名 | 部 门 | 资料名称 | 密级 | 借阅时间 | 借阅人签名 | 归还时间 | 资料员签名 | 备注 |
| 备注: | ||||||||
GFP5-3-F5.2
图纸资料发放清单
| 序号 | 图 纸 资 料 名 称 | 发放部门 | 发放数量 | 版别 | 密级 | 工程部经理审核签字 | 日 期 | 备 注 |
GFP5-3-F6.2
工程资料一览表
| 序号 | 内 容 | 库存份量 | 属类 | 备注 |
制表： 日期：
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