外来文件控制程序
1.目的
保证公司对外来文件的正确有效使用。
2.适用范围
本程序适用于对外来文件的管理。
3.引用文件
无
4.定义
外来文件是指由公司总部转发或国家党政机关下发的标准、规范、规定等文件。
5.职责
5.1 现场办公室负责人负责外来文件送阅批示及制定选用的外来文件分发清单。
5.2 各部门负责人负责建议选用外来文件及已批准使用的外来文件在本部门的实行。
5.3 现场办公室资料员负责接收、登记外来文件,办理送批选用手续。
5.4 现场办公室资料员负责选用的外来文件的归档、保管及销毁等。
6.资格和培训
执行本程序不需特别的资格或培训。
7.程序
7.1 外来文件的接收
现场办公室资料员接收外来文件时,填写《收文处理单》（见GFP5-4-F1）,然后送现场办公室负责人审阅。
7.2外来文件的下发、传阅
7.2.1 现场办公室负责人审阅后，认为需要下发的，制定《外来文件使用及下发清单》（见GFP5-4-F2）交资料员，若无需下发，要求现场办公室资料员保存即可。
7.2.2 现场办公室资料员根据下发清单填写《外来文件使用通知单》（见GPP5-4-F3）,连同加盖“选用”标志的外来文件复印件一起送指定部门负责人。
7.2.3 各部门负责人签收外来文件后，组织部门相关员工传阅，并要求其填写《外来文件传阅单》（见GFP5-4-F4）。
7.2.4 各部门直接从党政机关接收的外来文件，须由资料员送往现场办公室登记，加盖“选用”标志后下发到使用部门。
7.3外来文件变更处理
7.3.1部门负责人须及时掌握外来文件更新或修改情况。
7.3.2 现场办公室资料员接到更新或修改后的外来文件,按第7.1～7.2的规定办理。
7.3.3 更新的外来文件发放时，必须收回先前分发到各部门的原使用本，现场办公室资料员、各部门负责人均在下发清单回收栏上签字后，现场办公室资料员才将修改、更新本发至部门负责人。
7.4外来文件的归档保管、回收及销毁
7.4.1 现场办公室资料员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案员归档保管，并填写《文件移交单》（见GFP5-3-F5）。
7.4.2 停止使用的外来文件复印本由现场办公室资料员收回后至少保存一个月集中销毁。
8.记录
8.1 《收文处理单》、外来文件原本和《外来文件使用及下发清单》由公司档案员永久保存。
8.2 《外来文件使用通知单》及文件复印本由持有人保存至被现场办公室资料员回收之时。
8.3 《文件传阅单位》由部门兼职资料员保存至新版文件下发为止。
9.附件
9.1 GFP5-4-F1《收文处理单》
9.2 GFP5-4-F2《外来文件使用及下发清单》
9.3 GFP5-4-F3《外来文件使用通知单》
9.4 GFP5-4-F4《外来文件传阅单》
GFP5-4-F1.1
收文处理单
| 文件标题 | |||
| 编 号 | 来文单位 | ||
| 收 文 人 | 收文时间 | ||
| 办公室负责人审阅意见： | |||
| 主管副总经理批示（需要时填写） | |||
| 落实情况（由资料员填写） | |||
GFP5-4-F2.1
外来文件使用及下发清单
| 序号 | 来文号 | 来文名称 | 来文使用审批人 | 来文使用时间 | 使用部门 | 下发数量 | 接收人 | 回收时间 | 交还人 | 档案员 | 备注 |
GFP5-4-F3.1
外来文件使用通知单
:
公司决定自 年 月 日采用 (来文单位)
(来文文号) (来文名称)。具体采用内容:
请遵照执行。
特此通知。
金地(集团)股份有限公司
年 月 日
GFP5-4-F4.2
外来文件传阅单
| 文件名 | 文件号 | ||
| 发文单位 | 接收日期 | ||
| 传阅人签名： | |||
| 说明：
1.传阅人签名时应同时注明日期。 2.部门兼职资料员最后签名并保管此单。 |
|||
雅居云录(https://yajuyun.com)雅居云录是专注于分户验收二维码服务的领先数字化平台，遵循政策规范，契合工程实际需求。平台支持验收资料批量上传、智能匹配房号，可一键生成全项目的每户二维码。系统提供灵活的验收模板、批量验收照片自动排版、可视化进度看板、精美的打印排版，大幅提升档案制作效率，深受业内信赖，并获多地工程质量监督机构推荐。
雅居云录分户验收二维码核心亮点：智能房号清单：后台直观呈现房号位置列表，让管理一目了然。灵活验收模板：预置多地分户验收模板，同时支持个性化调整，满足多种需求。高效批量上传：支持PDF一键批量上传(100户)，并兼具即时拍照上传功能，大幅提升工作效率。批量排版照片: 海量验收照片一键上传，系统自动排版生成规范PDF存档文件，高效省力、准确规范。一键二维码生成：全项目二维码秒速生成，提供在线预览与打包下载功能，操作流畅便捷。专业排版设计：提供二维码精美打印排版，免除排版烦恼。可视化进度看板：动态更新档案完成百分比、直观进度图，并同步实时生成的详细待办清单，助力全局把控，进度尽在掌握。
雅居云录后台核心功能一览：
- 🏠 智能房号管理： 可视化呈现房号清单，结构清晰，查找便捷。
- 🧰 模板灵活可配： 内置多地验收模板，支持自定义编辑，快速适配。
- 📤 批量上传支持： PDF文件和现场照片均支持批量上传、即时归档。
- 🖼️ 照片自动排版： 验收照片自动生成带PDF档案，节省人工排版时间。
- 🔲 二维码一键生成： 项目二维码秒速生成，支持预览与打包下载。
- ⭕ 进度可视看板： 实时查看任务状态与完成进度，辅助项目管理。
